Ferramentas para fazer uma boa gestão do seu tempo



Blog por Leticia Moreira

Você sabe definir o que é prioridade ou não no seu dia? Sabe se planejar e programar toda sua rotina sem esquecer de um compromisso se quer?


E o principal, já se perguntou porque aquele amigo seu sempre tem tempo de fazer tudo enquanto na sua agenda sempre parece faltar hora para todos os compromissos?


A gestão do tempo nada mais é do que você fazer melhor suas atividades em um tempo menor. Para as organizações ela é muito importante para que se consiga definir estratégias, propor metas e consequentemente alcançar resultados cada vez melhores.


Uma metodologia muito usada para medir a produtividade e ajudar a organizar a rotina é a Tríade do Tempo, e ela tem como objetivo fazer com que você consiga conciliar e manter a harmonia e o equilíbrio entre a família, o trabalho e o lazer. Para isso ela se divide em três esferas:


  • Esfera da Importância: são as atividades alinhadas ao seu propósito, suas metas, projetos, sonhos e visão de futuro. São as atividades que são prioridade para você, que te faz sentir vivo.

  • Esfera da Urgência: são as atividades que tem que ser feitas no momento e que caso não foram feitas te trarão algum ônus. Elas são as que te consomem mais energia. Vale destacar que uma atividade mal planejada pode vir a se tornar uma atividade urgente.

  • Esfera Circunstancial: são as atividades inesperadas que surgem por terceiros, sejam eles uma condição, ambiente ou pessoa. São atividades que te desviam do seu foco principal e que não agregam valor ao seu dia.

A tríade ideal, deve ser dividida com 70% do foco na esfera da importância, 20% na urgente e 10% na esfera circunstancial, por isso você sempre deve buscar reduzir o que é urgente e incluir na agenda mais tarefas Importantes. Dessa forma aos poucos você vai conseguindo priorizar as suas atividades e fazer uma maior gestão do seu tempo.


Depois de definidas a sua lista de tarefas do dia conforme as esferas da tríade você pode utilizar de diversos aplicativos e ferramentas que irão te ajudar a ser mais produtivo no seu dia a dia. Abaixo vamos listar algumas opções de ferramentas que você pode usar para alcançar maiores resultados.


  • Google Agenda: nessa ferramenta você pode além de agendar suas atividades pessoais e profissionais, você pode separar as atividades de cada área por tags coloridas, pode compartilhar com seus colegas de trabalho e marcar compromissos. Além de poder marcar notificações de antecedência para que você não esqueça de realizar as atividades.

  • Trello: não só para realizar a gestão do tempo em projetos, essa ferramenta também pode ser incorporada ao planejamento da sua rotina para organização das tarefas. No trello, você consegue criar quadros, listas e cards para deixar todas as informações arquivadas e separadas por setores. E assim, quando as tarefas forem concluídas você pode arrastar o cartão de uma coluna para outra até que todo o processo ou atividade tenha sido finalizado.

  • Técnica Pomodoro: nessa técnica você deve criar primeiramente a lista de tarefas que tem que realizar. Em seguida, você vai programar um cronometro de 25 minutos e começar a trabalhar sem qualquer interrupção na primeira tarefa e assim por diante. Assim que acabar os 25 minutos, você faz uma pausa de 5 minutos para descanso. Repita esse ciclo por quatro vezes e após faça uma pausa de 30 minutos. Você pode seguir essa técnica até todas as atividades estarem feitas. Algumas ferramentas como o PomoDone e Focus To-Do, podem te ajudar na prática da técnica.

  • Todoist: com essa ferramenta você vai conseguir organizar todas as suas atividades direto do celular e com isso ter controle sobre o andamento e prazos de entrega. Nele você pode usar desde uma lista de tarefa para ir ao supermercado, até mesmo detalhar passos de um projeto da sua empresa. Mas vale destacar que é preciso adicionar todas as tarefas que devem ser feitas. Somente depois disso, será possível iniciar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.

  • Google Drive: para organizar seus arquivos para que quando precisar não seja necessário procurar no seu computador por várias horas sem saber em que pasta está, você pode usar o Drive, que é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos do Google que pode ser acessado direto do seu celular.

  • Rescue Time: uma das ferramentas iniciais que você pode usar para iniciar uma melhor gestão do seu tempo é essa, pois esse aplicativo ajuda vai te ajudar a entender seus hábitos, cronometrando o tempo gasto em aplicativos e sites enquanto você usa o computador e gerando relatórios para você entender melhor sua rotina e onde você está perdendo tempo.


Te apresentamos nesse Blog algumas ferramentas que vão te auxiliar a dar um play em uma melhor gestão da sua rotina e atividades. Mas caso queira um auxílio para desenvolver essas atividades dentro da sua empresa, fique atento na nossa página que em breve abriremos novas turmas para a nossa Jornada onde você vai ter um conteúdo exclusivo sobre gestão do tempo e organização da sua empresa.

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